物资与服务采购管理办法（试行）

第一章 总 则

第一条 为规范学校物资与服务采购行为，提高采购效率，

保证采购质量，节约采购成本，促进学校各项事业健康发展，依

据相关法律法规并结合学校实际情况，特制定本办法。

第二条 本办法适用于学校教学、科研、行政办公、后勤保

障等各类物资及服务的采购活动。

第三条 学校物资与服务采购坚持以下原则：

（一）合法性原则。严格遵守《中华人民共和国政府采购法》

等法律法规，确保采购活动依法依规进行，保障采购行为的合法

性、合规性和有效性。

（二）公开公平公正原则。采购过程公开透明，对所有供应

商一视同仁，不得有歧视或偏袒行为，通过公平竞争确定供应商，

保证采购结果公正合理。

（三）廉洁性原则。参与采购的人员应廉洁自律，严守工作

纪律，严禁利用职权和工作之便接受供应商礼金、礼品及宴请，

杜绝腐败行为。

（四）质量优先原则。所采购的物资要符合学校教学、管理、

服务等工作的质量要求，所采购的服务需具备相应专业资质、满

足学校业务开展所需的质量标准，优先选择质量可靠、性能优良

的产品及优质高效的服务，以保障学校各项工作的顺利开展。

（五）成本效益原则。在满足质量要求的前提下，充分进行

市场调研和价格比较，争取最优采购价格和条款，降低采购成本，

提高资金使用效益。针对服务采购，需综合考量服务周期、人力

成本投入等因素，评估性价比。

（六）计划性原则。依据学校的预算计划和实际需求组织采

购，避免盲目和超预算采购，确保采购物资与服务和学校发展规

划和年度工作计划相匹配。

（七）规范性原则。明确采购流程及各环节操作规范，确保

采购活动有序高效，提高采购管理水平。

（八）监督性原则。建立健全监督机制，加强内部监督和审

计，同时接受学校师生和社会监督，防范采购风险。

第二章 采购组织机构与职责

第四条 采购决策机构

（一）学校成立采购工作领导小组，由理事长担任组长，校

长担任常务副组长，分管资产管理工作的校领导担任副组长，成

员包括资产、财务、审计、纪检监察、使用部门等相关部门负责

人。

（二）采购工作领导小组职责：

1.审议学校采购工作的规章制度和重要政策。

2.审定学校年度采购计划和重大采购项目方案。

3.协调解决采购工作中的重大问题。

4.监督采购工作的执行情况，对采购过程中的违规行为进行

处理或提出处理建议。

第五条 采购管理部门

（一）学校指定后勤资产处作为采购工作的日常管理机构。

（二）采购管理部门职责：

1.负责制定和完善采购工作的具体操作流程和实施细则，针

对物资与服务采购特点细化流程。

2.汇总各部门物资与服务采购需求，编制年度采购计划草案

并组织论证和上报，分类统计物资和服务需求情况。

3.组织实施采购活动，包括发布采购信息、组织采购文件编

制、供应商报名审核、开标评标、谈判议价、合同签订审核等工

作，服务采购需在文件中明确服务标准、人员资质要求等。

4.建立和维护供应商信息库，对供应商进行管理和评价。

5.负责采购项目的合同执行、物资验收、服务验收、档案管

理等工作。

6.定期向采购工作领导小组汇报采购工作进展情况和统计

数据。

第六条 使用部门

（一）采购使用部门是采购物资的直接需求者和使用者，以

及采购服务的受益和对接部门。

（二）使用部门职责：

1.根据教学、科研、工作实际需要，提出准确详细的采购需

求申请，物资采购需涵盖名称、规格型号、技术参数、数量、质

量要求、使用时间等信息；服务采购要明确服务类型、服务范围、

服务质量预期、服务起止时间等内容。- 5 -

2.参与采购文件的编制和审核，提供相关技术资料和需求说

明，协助采购管理部门确定采购项目的技术标准和商务条款，服

务采购中着重参与界定服务内容与质量验收条款。

3.参与采购项目的开标、评标、谈判等工作，对供应商的响

应文件进行技术评审，提出评审意见。

4.负责采购物资的验收工作，确保物资符合采购要求和使用

标准，及时办理验收手续并提交验收报告；按合同及验收指标做

好服务验收工作，出具服务验收评价。

5.负责采购物资的使用、维护和管理，对采购物资的质量和

使用效果进行跟踪反馈；对服务质量、服务时效等持续跟踪，及

时反馈问题。

第七条 财务部门

（一）财务部门在采购管理中是资金控制者、成本监督者、

合规监督者。

（二）财务部门主要职责：

1.负责审核采购预算。根据学校财务状况和发展规划，对预

算的合理性、合规性进行严格审查，包括审查预算是否符合学校

资金安排原则，是否存在超支风险等。

2.安排采购资金，确保资金及时到位且使用合理。参与重大

采购项目的招投标和合同签订工作，并重点关注资金支付条款和

财务风险。

3.审核支付凭证与款项支付。在收到采购部门提交的付款申

请及相关凭证后，财务部门严格按照财务制度与合同条款进行审

核，审核无误后，安排款项支付，并准确记录相关账务信息。

4.开展成本核算与分析。对物资采购成本进行精确核算，对

服务采购成本综合考虑人力、时间、资源投入等核算，定期开展

采购成本分析工作，深入剖析成本波动原因。通过成本效益评估，

为学校采购工作提供决策支持，协助学校优化采购策略，降低采

购成本，提高经济效益。

第八条 监督部门

（一）学院纪检监察部门和审计部门作为采购工作的监督机

构。

1.纪检监察部门职责：

（1）对采购活动全过程进行纪律监督，检查采购工作人员

是否遵守职业道德和工作纪律。

（2）受理有关采购活动的投诉和举报，对违规违纪行为进

行调查处理。

（3）参与重大采购项目的开标、评标等环节监督，确保采

购过程的公正廉洁。

2.审计部门职责：

（1）对采购项目的预算编制、执行情况进行审计监督。

（2）对采购合同的签订、履行情况进行审计检查。

（3）对采购项目的结算和资金支付进行审计审核。

（4）定期对采购工作进行内部审计，评价采购工作的内部

控制制度有效性，并提出审计建议。

第三章 采购方式

第九条 公开招标

（一）单项或批量采购金额达到 10 万元及以上的物资采购

项目和服务采购项目，应当采用公开招标方式。招标程序严格按

照国家和地方有关招投标法律法规和学校《招投标管理办法》进

行。

（二）公开招标应在学校指定的媒体或招标平台上发布招标

公告，公告期不少于 20 天，确保潜在供应商有足够的信息获取

渠道。

（三）组建评标委员会，成员包括学校代表、行业专家等。

评标过程应严格保密，按照公平、公正、科学、择优的原则，根

据事先确定的评标标准进行评标，评标过程需详细记录，确定中

标供应商后，应及时公示中标结果。

第十条 邀请招标

（一）单项或批量采购金额在 10 万元以下、5 万元以上的

物资采购项目和服务采购项目，应当采用邀请招标方式。

（二）从符合相应资格条件的供应商中通过随机抽取或其他

公平方式邀请 3 家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。按

照招标程序进行招标，评标过程和结果公示要求与公开招标一致。

第十一条 竞争性谈判

（一）符合下列情形之一的物资采购项目或服务采购项目，

可以采用竞争性谈判方式：

1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标

未能成立的。

2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求

的，但使用部门应提供详细的需求说明和技术参数范围，服务采

购需额外说明服务团队要求、作业流程等。

3.采用招标所需时间不能满足学校紧急需要的，紧急情况需

经采购工作领导小组书面批准，并说明紧急原因和预计对采购的

影响。

4.不能事先计算出价格总额的，但应提供价格估算的方法和

依据。

（二）采用竞争性谈判采购方式，应成立谈判小组，成员包

括使用部门代表、财务部门代表、资产管理部门代表和相关专业

技术人员等。谈判小组与符合资格条件的供应商分别进行谈判。

谈判过程应详细记录，根据谈判结果确定成交供应商，并进行公

示。

第十二条 单一来源采购

（一）符合下列情形之一的物资采购项目或服务采购项目，

经审核批准后可采用单一来源采购方式：

1.只能从唯一供应商处采购的，需提供相关证明材料，如专

利授权、独家代理协议等，服务采购类似如独家技术服务授权、

指定机构服务协议等。

2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的，

紧急情况需经采购工作领导小组书面批准，并详细说明紧急情况

的性质、原因和应对措施。

3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要

继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额

10% 的，需提供原合同复印件和添购必要性说明，服务采购的添

购需着重阐述服务连贯性、系统兼容性需求。

（二）采用单一来源采购方式，应组织相关人员对采购项目

进行论证，并在采购前进行公示（公示期不少于 5 个工作日），

公示内容包括采购项目名称、采购内容、单一来源供应商名称、

采购理由等信息。公示期满后应成立谈判小组，成员包括使用部

门代表、财务部门代表、资产管理部门代表和相关专业技术人员

等。谈判小组与唯一供应商进行谈判。谈判过程应详细记录，谈

判结果进行公示。

第十三条 询价采购

（一）对于规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度

小的物资采购项目，以及服务内容清晰、市场价格透明、服务标

准统一且价格相对稳定的服务采购项目，单项或批量采购金额在

5 万元以下的，可以采用询价采购方式。

（二）采用询价采购方式，应向三家以上供应商发出询价通

知书，询价通知书应包括物资名称、规格型号、数量、质量要求、

交货期、付款方式等内容，服务采购询价通知书要明确服务类型、

服务时长、质量标准、付款安排等。根据符合采购需求、质量和

服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。询价过程和结果应

记录在案。

第十四条 固定供应商采购

（一）学校需要长期、稳定地采购的物资，以及日常性、周

期性需求且服务质量较易把控的服务，如日常办公用品、清洁日

化用品、日常维修物资以及日常印刷、宣传制作等服务，经审核

批准后可采用固定供应商采购方式。固定供货商采购方式应谨慎

使用。

（二）采用固定供应商采购方式，应对供应商进行考察评估，

并以学期为单位，通过招标、竞争性谈判、询价的方式确定固定

供应商，签订采购合同。

第十五条 小额零星采购

（一）对于物资市场价格透明、通用性强、金额较小且不适

宜其他既定采购方式的物资采购项目，以及市场成熟、价格公开、

单次业务量小且无特殊资质需求的服务采购项目，经审核批准后

可采用小额零星采购方式。

（二）采用小额零星采购方式，至少 2 人参与，使用部门

和管理部门在线上或线下共同寻找 3 家以上供应商，进行价格

咨询、谈判和比较，综合考虑产品质量、价格、服务等因素，确

定供应商。

第四章 采购程序

第十六条 归口管理与计划申报

（一）采购的归口管理

1.日常办公用品采购，如笔记本、签字笔、打印纸、文件盒、

文件袋等，由各部门汇总申报。

2.专项活动物资采购，如校运会物资、承办比赛物资、技能

节活动物资、招生宣传物资、迎新物质等，由主办部门汇总申报。

3.固定资产采购，如教学设备、空调、电脑、打印机、办公

家具等，由各部门汇总申报。

4.教学物资采购，如教材、教辅资料、作业本、实训耗材等，

由教学科研处汇总申报。

5.学工安保物资采购，如学生证、学生档案袋、灭火器、路

障墩、隔离带、警戒线等，由学工安保处汇总申报。

6.劳保、维修物资采购，如手套、水箱、螺丝、水管、电线

等，由后勤资产处汇总申报。

7.服务采购按类型归口，如校园保洁服务、设备维修保养服

务由后勤资产处汇总申报；活动策划服务、宣传推广服务由相关

主办部门汇总申报等。

（二）采购计划申报

1.申报部门填写《物资采购计划申请表》《服务采购计划申

请表》，详细说明采购物资与服务的情况，并提交相关论证材料

（如项目可行性报告、技术参数要求、市场调研报告等）。《物

资采购计划申请表》内容包括物资名称、规格型号、数量、质量

要求、使用时间、预算金额、经费来源、采购方式建议、是否为

紧急采购等信息；《服务采购计划申请表》包括项目名称、服务

内容、质量要求、服务时间、预算金额、经费来源、采购方式建

议、是否为紧急采购等信息。采购方式建议需结合采购项目特点

和本办法规定提出，并说明理由。未纳入学校年度预算的项目，

一般不得执行采购事项，若确需采购的，由申报部门以书面形式

向财务处提出，按照预算调整程序审批，预算调整通过方可进行

采购计划申报。

2.申报部门将经部门主要负责人、分管业务校领导审核后的

申请表提交后勤资产处。后勤资产处对采购计划进行汇总和审核，

重点审核物资的必要性、规格型号、数量是否与实际需求相符，

是否存在库存可满足部分需求等情况，服务采购审核服务需求合

理性、与现有业务匹配度等。对于专业性较强的物资或复杂服务

项目，应邀请相关专业技术人员协助审核。采购计划经后勤资产

处审核通过并按规定权限完成审批程序后，方可实施采购。

（三）采购计划审批权限

1.预算内 1000 元以下（不含 1000 元）采购，由部门主要

负责人审批。

2.预算内 1000 元以上（含 1000 元）、5000 元以下（不

含 5000 元）采购，由部门主要负责人、分管业务校领导审批。

3.预算内 5000 元以上（含 5000 元）、5 万元以下（不含

5 万元），预算外 3 万元以下（不含 3 万元）采购，由部门主

要负责人、分管业务校领导、分管资产校领导、校长审批。

4.预算内 5 万元以上（含 5 万元）、20 万元以下（不含 20

万元），预算外 3 万元以上（含 3 万元）、15 万元以下（不

含 15 万元），由校务会议集体研究决定，采购计划报理事长最

终审批。

5.预算内 20 万元以上（含 20 万元），预算外 15 万元以

上（含 15 万元），由理事会决策，采购计划报理事长最终审批。

对于重大采购项目或特殊采购项目，应组织专门的论证会，

邀请相关专家和部门代表参加论证。

第十七条 采购实施

（一）根据批准的采购方式，由后勤资产处或委托招标代理

机构组织实施采购。在采购过程中，应严格按照相应的采购程序

进行操作。

（二）对于公开招标、邀请招标项目，需编制详细的招标文

件，包括招标公告、投标须知、项目需求、评标标准、合同条款

等内容，服务采购招标文件应突出服务资质、服务方案评审要点。

招标文件在发布前需经采购工作领导小组审核批准。招标过程中，

要做好供应商资格审查、开标、评标等工作，确保每个环节都有

详细记录，包括投标文件的接收记录、开标过程记录、评标专家

打分表等。

（三）对于竞争性谈判、询价采购项目，要制定详细的谈判

方案或询价方案，明确谈判小组或询价小组的人员组成、谈判内

容或询价要求、评定成交的标准等，服务采购方案应聚焦服务细

节、履约保障。谈判过程和询价过程都要做好记录，包括供应商

的报价单、谈判纪要等。

（四）对于单一来源采购项目，在采购前的论证过程要形成

详细的论证报告，包括专家意见、单一来源供应商的唯一性分析

等。采购过程中与供应商的协商情况也要记录在案。

（五）对于固定供应商采购项目，供应商资质方面要符合学

校的标准，产品质量上需持续符合学校质量要求，服务采购要确

保服务稳定性、响应及时性，要严格按照规定的方式确定固定供

应商，并与固定供应商签订详细采购合同，明确物资名称、规格、

数量、价格、质量标准、交货时间地点、验收方式、付款方式、

违约责任等条款，服务采购合同还要细化服务周期、服务考核、

人员变动处理等条款。

（六）对于小额零星采购项目，应遵循比质比价、货比三家

的原则，通过询价、报价等方式，从多个供应商中选择性价比高、

信誉好的供应商进行合作。要确保采购过程的公平、公正、公开，

避免利益输送等违规行为。无论是物资采购中对产品质量、价格

的权衡，还是服务采购里对服务水平、费用合理性的考量，均严

格遵循既定流程操作，保障采购活动经得起检验。

第五章 供应商管理

第十八条 供应商信息库建设

（一）后勤资产处应建立供应商信息库，对所有参与学校物

资与服务采购活动的供应商信息进行登记和管理。供应商信息涵

盖供应商名称、地址、联系方式、营业执照、资质证书、经营范

围、产品或服务信息、供应业绩、信誉评价等内容。针对服务供

应商着重记录其过往服务案例、客户反馈、专业人员配备情况等

服务相关专项信息。

（二）供应商信息库应定期更新和维护，确保信息的准确性

和完整性。对于新参与学校采购活动的供应商，应在报名或参与

采购项目时，要求其提供相关信息并进行审核登记，纳入供应商

信息库。

第十九条 供应商资格审查

（一）在采购项目招标、谈判、询价等过程中，采购管理部- 15 -

门应严格按照采购文件规定的供应商资格要求，对供应商进行资

格审查。物资采购核查产品生产许可、质量认证等，服务采购审

查从业资质、专业人员持证情况等关键资格项。

（二）对于不符合资格要求的供应商，应取消其参与采购活

动的资格。对于提供虚假资格证明材料的供应商，应列入学校供

应商黑名单，禁止其参与学校采购活动。

第二十条 供应商评价与考核

（一）后勤资产处应建立供应商评价与考核机制，定期对供

应商的供货质量、交货时间、售后服务、价格水平、合同履行情

况等方面进行评价和考核，服务供应商考核聚焦服务质量、服务

响应及时性、服务履约完整性等核心维度。

（二）供应商评价与考核可采用定期问卷调查、实地考察、

使用部门反馈等方式进行。评价考核结果应记录在供应商信息库

中，并作为供应商后续参与学校采购活动的重要参考依据。

（三）对于评价考核结果优秀的供应商，在同等条件下可优

先考虑合作。对于评价考核结果不合格的供应商，应终止合作关

系，并从供应商信息库中删除。

第六章 采购验收与付款

第二十一条 采购验收

（一）采购物资到货后，后勤资产处应及时组织使用部门、

财务处等相关人员按照合同约定进行验收。验收依据为采购合同、

招标文件、投标文件、技术协议等相关文件资料。验收内容包括

物资的数量、质量、规格型号、外观、技术参数、配套资料等是

否符合要求。对于大型设备或复杂物资的验收，可邀请专业技术

人员或检测机构参与验收，并出具验收报告。

（二）对于服务采购完成阶段性任务或全部履约结束后，由

使用部门牵头，协同后勤资产处、财务处，依据服务合同、服务

方案、验收指标设定等资料开展验收工作。核查服务成果是否达

标、服务过程是否合规、服务人员投入是否满足约定等内容，必

要时引入第三方专业评估机构出具验收意见。

（三）验收过程中，如发现物资或服务不符合合同要求，应

及时通知供应商进行处理，如退换货、补货或整改服务、延长服

务时长补偿等。对于质量问题严重或多次出现问题的供应商，应

按照合同约定进行处理，并作为供应商评价的依据。验收合格后，

填写《物资验收报告》或《服务验收报告》，参与验收人员签字

确认，报告内容包括验收物资或服务的详细信息、验收情况、存

在问题及处理结果等。

第二十二条 付款

（一）验收合格后，财务部门根据采购合同和验收报告，按

照规定的付款方式办理付款手续。对于分期付款的项目，应严格

按照合同约定的付款进度进行支付。付款前，财务部门需核对付

款金额、付款对象等信息，确保准确无误。付款须按《经费支出

审批管理办法》规定的经费支出审批权限与程序审批。

（二）在付款过程中，要确保资金安全，防止出现资金风险。

同时，财务部门要做好付款记录，定期向采购工作领导小组汇报

付款情况。

第七章 监督与检查

第二十三条 纪检监察部门和审计部门应加强对物资与服务

采购全过程的监督检查，定期对采购项目进行审计，检查采购活

动是否合法合规、采购程序是否严格执行、采购人员是否廉洁自

律等。审计内容包括采购计划审批、采购方式选择、招标文件编

制、评标过程、合同签订、验收付款等环节，针对服务采购各环

节着重审计服务相关条款执行、服务履约监督机制有效性等方面。

对于发现的问题，及时向采购工作领导小组报告，并提出整改建

议。

第二十四条 学校建立物资与服务采购投诉处理机制，接受

供应商和学校内部人员的投诉和举报。投诉和举报渠道应畅通，

包括设立专门的投诉邮箱、投诉电话、在学校官网设置投诉举报

入口等。对投诉和举报事项应及时进行调查核实，调查过程应客

观公正，保存相关证据。如发现问题，应严肃处理，根据问题的

严重程度，对相关责任人进行批评教育、警告、罚款、解除劳动

合同等处理，并将处理结果反馈给投诉人。

第二十五条 对在物资与服务采购过程中违反法律法规和学

校规定的单位和个人，学校将依法依规追究责任，给予相应的纪

律处分；构成犯罪的，移送司法机关依法追究刑事责任。

第八章 附 则

第二十六条 本办法由学校采购工作领导小组负责解释。在

执行过程中，如遇国家法律法规或政策调整，本办法相应条款应

及时修订。

第二十七条 本办法自发布之日起施行，如有未尽事宜，按

照国家和地方有关法律法规执行。